Durante más de 20 años se ha discurseado sobre la «oficina sin papel», un mito hoy abandonado por imposible. Carlos Sousa es de los que piensan que en las empresas se imprimirá menos, aunque no mucho menos. El discurso de Sousa, director regional de Oki para España y Portugal, no difiere del que predican sus competidores, afanados por acertar con el rumbo de la demanda. Todas las marcas confluyen en un argumento: se puede discutir el rol del papel y la tinta, pero no negar que flujo documental crece y con él crecerán las necesidades de archivado y recuperación. Un alivio para esta industria: la gestión documental se inscribe así en la corriente de la transformación digital de las empresas.

Carlos Sousa

Hubo un momento, ya va para una década, en que las marcas de impresoras decidieron que ante la caída de la demanda y la bajada de precios, debían responder con una oferta de servicios de impresión gestionada, lo que a la postre significaría que el software ganaba importancia, cualquiera fuera la técnica de impresión. Así ha sido, pero al final del recorrido el protagonismo ha recaído en ´la nube`.

Carlos Sousa habla de empresas, porque su marca no compite en el segmento de consumo. «Para las empresas – se explaya – el flujo documental se ha hecho más complejo por una razón: en sus oficinas se acumula demasiado papel: un buen día hace falta determinado documento para acudir a una reunión o para cumplir una cierta normativa, y no es fácil encontrarlo. Por esto mismo, la estrategia de Oki es ayudarles a archivar sus documentos en la nube o en un servidor propio, para que sea posible recuperarlos y gestionarlos con eficacia y prontitud.

Cada vez se habla menos de impresión y más de gestión documental. ¿Es un cambio de dirección para los fabricantes de impresoras?

Hace tiempo que las marcas, prácticamente todas las marcas, han dejado de pensar en sus impresoras y multifuncionales como un producto. Tiene razón en que la idea dominante es considerarlas como un centro de gestión documental de calidad. Este es precisamente el eje de la estrategia de Oki: incorporar valor añadido en nuestro producto, para que el cliente lo vea no como una impresora sino como una herramienta de productividad, que le va a ayudar en su negocio.

¿Cómo se ubica Oki en esa transición de los usos?

Lo que hacemos es ayudar a las empresas a tratar el flujo documental para que los documentos, que han alcanzado una masa enorme de papel, sean archivados en la nube o en un servidor, según a ellas les convenga, de modo que sea posible captarlos y gestionarlos de manera distinta a la habitual. En la práctica, hacen de la necesidad una virtud: imprimir menos, pero no tanto menos como se suponía años atrás. Personalmente, no creo que la oficina sin papel llegue a existir nunca, pero todo evoluciona y las soluciones también. Entre otras cosas esto significa que los documentos archivados puedan imprimirse cuando se necesiten.

Hablemos de movilidad. Proliferan los dispositivos de uso itinerante en las empresas, que generan documentos […] ¿En qué influyen?

Acaba de mencionar uno de los cambios a los que me refería. Con la abundancia de dispositivos móviles, se generan más documentos que se suben a una nube de la que en muchos casos no bajarán. El saldo final será que se imprimirá más, no menos. Pero no podemos ignorar que la movilidad está muy relacionada con la seguridad: ahora estoy aquí con usted y a la vez puedo imprimir un documento y recogerlo al llegar a mi oficina. La integridad del documento es esencial, y esto es una cuestión de software, no de tintas ni papel.

¿Qué me dice de la impresión como servicio?

Que la gestión documental es una cuestión de conveniencia. Con tanta gente trabajando fuera de la oficina, es posible, incluso es probable, que en unos años se multiplique la impresión pública, en sitios de acceso público donde el usuario pueda imprimir ficheros almacenados en su dispositivo, o conectarse a la nube, como se hace ahora en los hoteles con las tarjetas de embarque.

Ha encadenado tres atributos: calidad, productividad y cobertura. ¿Cuál sería el más importante, según usted?

Desde el punto de vista de office solution, como la llamamos en Oki, el más importante sería la productividad. Las empresas son cada vez más conscientes del tiempo que sus empleados dedican a buscar documentos y a esperar que se impriman. Con nuestro software, las búsquedas son muy sencillas, y por supuesto el archivado. Por eso podemos decir que lo que vendemos es gestión documental: desde un equipo multifuncional de Oki se puede archivar y buscar, no sólo imprimir. Es un concepto que no existía hace tres o cuatro años: llegar con un documento en Word y pasarlo a Excel desde el equipo para rellenar un formulario, que se puede escanear o enviar a la nube.

¿Toda la oferta de Oki es multifuncional? ¿Toda está conectada a la nube?

No toda. Lanzamos nuestros productos Smart hace dos años, y en 2016 vamos a presentar una gama media, también Smart, que hasta ahora no teníamos. Y tenemos una línea de oferta para las pymes, que pensamos van a sentir una necesidad que las grandes empresas experimentan desde hace años. Al final, por unas cosas y otras, se verá que el mercado de impresión no caerá tanto como se había pensado […]

¿Cómo se decanta Oki entre monocromo o color? ¿Y cómo en el debate sobre tóner o inyección de tinta?

No podemos dejar de tener productos mono, porque hay una demanda, pero la apuesta principal de Oki es el color. En cuanto a lo segundo, cuando la marca empezó en España hace 20 años, todas las marcas tenían inyección de tinta, pero nuestra matriz decidió no apostar por esa tecnología e ir directamente al láser LED. Estoy convencido de que la marcha del mercado nos ha dado la razón.

¿En qué sentido habla Oki de plataforma abierta?

Llamamos plataforma abierta a la capacidad de incorporar un software en un equipo multifuncional ajeno. Nuestros partners pueden desarrollar software vertical, por ejemplo para bufetes de abogados: cuando un documento se escanea lo lleva a un tipo de archivo característico de esa actividad profesional. Además, hay rasgos locales en las necesidades de los clientes: a uno de Murcia puede convenirle un software diferente al que se usa en Cataluña, incluso dentro del mismo segmento.

¿Implica una verticalización del mercado?

Nuestra office solution es un enfoque horizontal pero, al tratarse de una plataforma abierta, podemos dirigirnos a mercados verticales. El sector sanitario es un ejemplo perfecto: no tiene sentido que un hospital use el mismo software que un supermercado. El otro día me comentaban un caso: en un hospital, los médicos no deberían usar una tableta porque el dispositivo es en sí mismo un vehículo portador de bacterias. Por tanto, siempre habrá necesidad de equipos multifuncionales para imprimir en papel los resultados de los análisis, por ejemplo, que estarán alojados en cloud. Son tendencias sobre las que reflexionamos continuamente.

Otra tendencia constatada es el modelo de coste por página […]

Claramente, es una rasgo presente de la demanda: las empresas buscan ahorrar costes y mejorar su productividad. No quieren estar atentas a la compra de consumibles, y pagar sólo por aquello que se imprime cumple con ambos deseos. Es una práctica tradicional de los fabricantes de copiadoras, que Oki adoptó hace más de diez años y ha arrastrado a los competidores.

¿No es una desventaja para Oki el no tener consumibles propios?

Nuestros consumibles son propios: todas las máquinas que se sirven bajo el concepto de coste por copia llevan consumibles originales de Oki, y es Oki quien los envía al usuario final. Lo que no hacemos es facturarlos aparte, porque su coste va incluido en el contrato de servicio. El usuario imprime y paga por lo que imprime. Naturalmente, para esto hace falta un buen entendimiento con los distribuidores, para los que representa una parte de su negocio, pero de la logística nos ocupamos nosotros.

¿Cómo ve la evolución del mercado?

Veo que la impresión en color es un mercado en crecimiento. Que bajó durante una fase de tres años de crisis económica: en 2013 sufrió una caída impresionante, y ha vuelto a repuntar desde mediados de 2015. No puedo afirmar que la crisis se haya desvanecido, pero la verdad es que el ciclo de vida de los equipos tiene un límite, más allá del cual hay que renovarlos. En este contexto, nuestra propuesta llega oportunamente.

¿Quiere decir que el parque se ha quedado viejo?

Ahora empieza otra fase, pero efectivamente se ha quedado viejo, y pide a gritos una renovación postergada durante los tiempos difíciles.

Oki ha entrado recientemente en el mercado de artes gráficas. ¿Por qué?

Es un mercado muy grande, heterogéneo, con una estructura tradicional y una necesidad pendiente de renovación, pero le cuesta adaptar su modelo de negocio. Hablo, en general, de empresas familiares y de formatos grandes, de impresión en otros soportes. En septiembre de 2015, Oki compró esta rama de actividad de la compañía Seiko, operación que nos ha abierto una gran oportunidad en ese mercado concreto. Básicamente, nos dirigimos a lo que llamamos art production printing: son tiradas cortas, de calidad, para impresión de telas, bolsas, materiales de merchandising,… piezas que transmiten imagen corporativa.

Entiendo que la compra incluye la tecnología de inyección de tinta…

Sí, pero sólo en gran formato. De la antigua Seiko, hemos incorporado la línea ColorPainter, y gracias a la red adicional que ahora tenemos, vamos extendiendo nuestra tecnología láser LED a la impresión en gran formato, con las impresoras y multifuncionales Teriostar, para los sectores de arquitectura, ingeniería y construcción.

¿En qué se diferencia esa gama de la oferta de HP para gran formato?

No me corresponde hacer comparaciones, pero nuestras impresoras de tinta eco-solvente se sitúan al más alto nivel de calidad, junto con una productividad excelente. Los equipos de Oki en esta gama ofrecen una gran versatilidad de aplicaciones, e imprimen sobre diversos materiales y soportes para interior o exterior.

No pretendo forzarle a hablar de su competidor, sino animarle a que describe su oferta […]

Ciertamente, la gama de látex de HP se solapa en un nicho con nuestra línea de productos, a un mismo volumen de impresión, de hasta 100 metros cuadrados por hora, principalmente en textiles, pero ColorPainter está mucho mejor posicionada en aplicaciones de exterior y en rotulación.

Supongo que para Oki es una clientela diferente a la habitual […]

Por supuesto. La adquisición nos ha dado impulso en un mercado que no era el nuestro y ha aportado cliente: esperamos llegar a vender este año en España unas 40 impresoras de gran formato, que es una cifra importante para este mercado. El margen aumenta, porque se trata de productos de entre 15.000 y 20.000 euros por unidad, no estamos hablando de 1.000 páginas al mes sino de muchos metros al mes.

[…] y un canal de distribución distinto del que tradicionalmente ha vendido los productos de la marca.

Ahora tenemos partners específicos para esta línea de negocio, a los que estamos ofreciendo formación y soporte de nuestros gestores de producto, pero el negocio lo llevan ellos. Oki nunca ha querido competir con sus distribuidores.

Volviendo al mercado en sentido genérico. ¿No hay demasiados competidores? ¿Espera una consolidación a corto plazo?

Es posible sostener que hay demasiados competidores, pero no nos toca a nosotros decir cuántos debería haber. Personalmente, no creo que la consolidación, si la hubiera, tendría la intensidad que observamos en otros sectores de la industria […] Mi impresión es que las marcas actuales seguirán existiendo.